Gestão do Conhecimento: os passos para criar uma empresa inteligente

Lucas Jaskulski

Diretor da Pulpo

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Com o mercado cada vez mais acirrado, além de buscar uma formação profissional a nível macro, o gestor moderno deve estar atento aos mínimos detalhes da operação do seu negócio e às diversas subáreas que surgiram com a evolução do mundo corporativo. Nos últimos anos, novas especialidades surgiram, como marketing digital e inteligência artificial, e hoje já começa a se falar, ainda que de forma embrionária, em Gestão do Conhecimento. Mas afinal, o que é Gestão do Conhecimento?

Pode-se dizer que é uma área de atuação bastante horizontal e que se aplica praticamente a todo tipo de empresa. Ela busca mapear e organizar o conhecimento presente no negócio, na mente das pessoas, nos departamentos e nos processos executados. Ainda, é possível mensurar os resultados práticos da coleta de novos conhecimentos desenvolvidos pela equipe. Essa matéria ganhou maior notoriedade na década de 1990, quando começou a se estudar o valor econômico que o conhecimento presente dentro desse contexto corporativo possuía, que se revelou gigantesco.

Os resultados após a implementação de um projeto de Gestão do Conhecimento podem variar de acordo com a maturidade da empresa, mas existem alguns problemas específicos comuns a todos que podem ser amenizados, e até mesmo resolvidos, com essa cultura dentro do negócio:

Treinamentos

A entrada de um novo colaborador é um momento muito importante e delicado. Se ocorrerem falhas e ineficiências, estas podem comprometer os resultados do funcionário dentro da empresa, aumentando, assim, as chances de rotatividade. Ainda, isso ocasionará uma perda gigante de tempo e dinheiro para o negócio, uma vez que com o processo inicial otimizado, a curva de aprendizagem diminui e o rampeamento dessa pessoa ocorre mais rapidamente.

Um treinamento ineficiente pode causar muitos impactos negativos, por isso é importante que haja um preparo e atenção para esse momento. Se houver dedicação e principalmente organização para treinar um novo funcionário, as chances de diminuir o índice de turnover são grandes.

Um erro que muitas empresas cometem no treinamento é focar apenas em atividades ligadas à empresa. Cabe lembrar que esta é apenas uma parte dos conhecimentos que devem ser absorvidos por cada pessoa. Uma preparação completa, além dessa parte operacional, envolve uma formação psicológica e também de desenvolvimento de talentos pessoais para que esta pessoa atue de forma a render o máximo dentro da função.

Mas qual a chave para realizar um treinamento de sucesso? Você e sua equipe precisam acolher esse novo profissional e mostrar para ele que haverá uma colaboração entre ele e a empresa. Mais que o salário, você vai entregar oportunidades de crescimento profissional, social e pessoal, em troca de sua dedicação e entrega de resultados.

Organização dos materiais de apoio

Antes de o novo colaborador entrar na empresa, é importante organizar todo material e ferramentas que ele irá utilizar. Deixar este “kit de primeiros socorros” à disposição do novato facilitará seu entendimento na nova função, além de posteriormente possibilitar que ele encontre essas informações de maneira fácil e rápida, economizando tempo e outros recursos.

Organize e disponibilize tudo que será utilizado como apoio para ele realizar sua nova função, tais como: senhas de plataformas, tutoriais de ferramentas, videoaulas, entre outros guias que auxiliarão na rápida adaptação dessa pessoa.

Boas-vindas

“A primeira impressão é a que fica”. Esta é uma frase antiga, mas que tem muita valia hoje em dia. É natural que o novato busque mostrar serviço no início da sua empreitada e deixar um bom cartão de boas-vindas.

Ocorre que além da pessoa, a empresa também deve deixar uma boa imagem desde o primeiro dia que esse profissional ingressa na operação. A primeira experiência da pessoa no novo emprego deve causar uma sensação de segurança, bom ambiente e organização.

As impressões causadas na entrevista devem ser enfatizadas por parte da empresa no período de ambientação. O respeito aos valores e às pessoas que ali estão devem ser praticados de forma contínua a fim de manter as equipes engajadas e atingindo as metas desenhadas.

Uma boa ideia é preparar com sua equipe uma pequena celebração de boas-vindas para o novo colaborador; assim ele vai se sentir acolhido e começará seu trabalho com muita motivação. Aguce a criatividade e mostre para quem está entrando a sua importância e o seu apreço pelas pessoas que ali passam grande parte do seu dia.

Suporte inicial

Hoje o foco das empresas produtivas é o estímulo da autoaprendizagem de seus colaboradores. Atividades e conhecimentos que podem ser fornecidos através de uma solução escalável e independente de pessoas podem e devem ser o mote inicial da educação do colaborador.

Nas primeiras semanas, é importante que se designe uma espécie de consultor interno que será responsável por solucionar as dúvidas pontuais que a pessoa terá na nova função. O novato precisa sentir que tem um amigo ali dentro, que irá auxiliar no que precisa, e colaborar com seu crescimento. Importante que este consultor seja reativo e que solucione as demandas vindas dos estudos que a pessoa que está iniciando fará.

O processo de autoaprendizagem é mais produtivo que o método convencional, uma vez que o responsável deverá concentrar a atenção sobre o contratado em seus primeiros dias, de forma reativa, e não precisará estar sempre o auxiliando no decorrer de seu tempo dentro da empresa.

Utilizar uma base de conhecimento como apoio para disponibilizar todo o material necessário é um bom negócio para diminuir o tempo que a pessoa levará para alcançar a produtividade desejável.

No caminho prático, você pode incluí-lo em alguns projetos da empresa. Assim, ele irá acompanhar e começará a entender as situações que fogem ao padrão e como cada uma é solucionada, sempre em busca de não repetir os erros que já foram cometidos anteriormente por seus antecessores.

Onboarding

Como falado anteriormente, no onboarding do novo funcionário devem ser disponibilizadas todas as informações que forem fundamentais para sua performance deslanchar rapidamente.

Ele precisa ter acesso fácil e rápido a esse material para auxiliar no seu dia a dia dentro da empresa. É interessante produzir vídeos e materiais interativos para servir de consulta e aprendizagem, em um processo replicável de repasse de conhecimento. Quanto mais clara e prática a linguagem, melhor!

Você ainda pode criar trilhas de aprendizados, ou seja, espaços organizados e divididos em etapas e objetivos, sucedidos por uma avaliação de desempenho. A elaboração dessas provas de certificação ajudará a avaliar como está a preparação do novato e de seu engajamento e sanar possíveis dúvidas que ficaram faltando.

Ao entrar um vendedor, por exemplo, pode-se criar uma trilha referente ao sistema de CRM utilizado, boas práticas relacionadas ao pitch de vendas, negociação e o próprio playbook do setor. Ao fim das trilhas, se saberá em qual ponto o profissional tem mais dificuldade e em que o responsável pelo suporte inicial deverá estar auxiliando com maior atenção.

Ongoing

Outro ponto importante para manter um funcionário sempre atualizado e preparado é estimular que ele procure por conhecimentos, realize buscas para sanar suas dúvidas e se desenvolva externamente, fora do período da empresa.

A empresa pode investir na participação dele em eventos, cursos de capacitação na área ou em línguas. No entanto, é essencial sempre medir a evolução do profissional e o seu compromisso em compartilhar os seus aprendizados com os outros. Incentivar que ele divida o que aprende, produza conteúdos e disponibilize para seus colegas trará um retorno enorme para a empresa, além de buscar constantemente nivelar o conhecimento entre todos.

• Veja na próxima semana como a alta rotatividade de colaboradores pode afetar a empresa e como prevenir-se para garantir bons resultados

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