Laboratório Vitaclin reduz em 91% tempo de entrega de exames internos

SEBRAE RS

Redação

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Através de um conjunto de ferramentas e métodos operacionais chamado Lean Healthcare, o Laboratório Vitaclin Ltda., de Flores da Cunha, conseguiu reduzir em 91% o tempo de entrega de exames internos e em 36% o tempo para exames enviados a terceiros. Isso aconteceu quando a empresa passou a fazer parte do projeto Conexão Healthcare Serra Gaúcha, do Sebrae RS. Em apenas um ano, conseguiram otimizar e definir uma nova rotina de trabalho, melhoraram a qualidade no atendimento, reduziram a chance de erros humanos na entrega dos resultados e reorganizaram o fluxo de trabalho da empresa. E o mais importante: conseguiram dar continuidade a essa mudança.

Para começar a transformação, um fluxograma foi feito para mapear as etapas de trabalho desde a chegada do cliente no laboratório até a emissão do laudo. A partir disso, foi possível identificar partes da rotina de trabalho que precisavam de ajustes. As fundadoras do laboratório, Heloisa Falavigna e Suzimari Gazzi Schiavenin, embarcaram no desafio de transformar a rotina produtiva do laboratório e, assim, com a ajuda do Sebrae RS, definiram um plano de ação com três etapas: realizar o interfaceamento dos equipamentos; treinar e engajar a equipe; e realocar a mão de obra.

O objetivo, como aconteceu com as empresárias, é a otimização de processos específicos da área da saúde e a redução de desperdícios nas empresas.

O fluxograma apontou que eram necessárias 33 horas para entregar exames internos e cinco dias para exames terceirizados — exames encaminhados para laboratórios de apoio. Com o interfaceamento de equipamentos laboratoriais, foi possível automatizar as etapas que antes eram digitadas manualmente pelos funcionários do laboratório. “Essas mudanças proporcionaram um aumento na organização de todo o processo”, enfatiza Adriana Tomaz Salvador, administradora do laboratório. Essa automatização diminui também as chances de erro humano e garante agilidade no processo. “Agora, conseguimos entregar os exames internos em oito horas e os terceirizados em até três dias”, afirma Heloisa.

Heloisa relata que o interfaceamento era uma vontade das proprietárias há muito tempo, mas como havia um acúmulo de funções não tinham tempo para tirar essa ideia do papel. Com a ajuda do Sebrae RS, conseguiram realizar todo o processo e ver os resultados. Além da diminuição do desperdício de tempo, mão de obra e papéis, as proprietárias conseguiram notar outras diferenças: “otimizou a rotina e melhorou muito o local de trabalho. Agora é uma empresa que, mesmo com menor mão de obra, tem uma capacidade produtiva maior e está mais preparada e qualificada para receber novos clientes.” O Laboratório Vitaclin foi fundado há 30 anos. Hoje, conta – além da matriz – com filiais em Flores da Cunha, Antônio Prado e Nova Roma do Sul.

Sobre o Conexão Healthcare

Heloisa e Suzimari estão inseridas na nova iniciativa na Serra gaúcha: um projeto segmentado focado em empresas de serviços de saúde, o Conexão Healthcare. O objetivo, como aconteceu com as empresárias, é a otimização de processos específicos da área da saúde e a redução de desperdícios nas empresas.

Através de oficinas, mapeamentos de fluxo e projeção de estado futuro, é definido o objetivo que a empresa espera alcançar. Além disso, é utilizada uma ferramenta de melhoria de processos, chamada A3, para que as empresas consigam visualizar as lacunas a serem trabalhadas, criem um plano de ação para ajustar esses aspectos e consigam chegar aos resultados desejados.

“O resultado da empresa e de outras que compõem o projeto só foi garantido pelo envolvimento dos empresários e das suas respectivas equipes. Não há sucesso apenas com metodologia, mas sim com o engajamento das pessoas em implementarem o que é proposto. Tudo começa com a compreensão de onde a empresa está, quais seus desafios e problemas, para depois entenderem onde querem chegar. E a metodologia desenvolvida pelos consultores do Sebrae RS auxilia na forma para chegar aos resultados que almejamos”, complementa a gestora de projetos da Serra gaúcha, Fabiana Zin.

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