Gestão do Conhecimento: minimizar erros para garantir resultados

Lucas Jaskulski

Diretor da Pulpo

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Nos artigos anteriores, abordamos como a Gestão do Conhecimento pode ajudar a criar uma empresa inteligente e também como ela pode minimizar a rotatividade de colaboradores e minimizar seus impactos.

Agora, neste texto final desta série, vamos abordar um dos temas que mais comprometem o bom andamento e produtividade de uma empresa, que é a frequência de erros que uma equipe comete. Os erros repetitivos, principalmente, não afetam apenas na redução da receita, mas também dificultam a possibilidade de crescimento do empreendimento.

Para sanar esse problema, é necessário encontrar a fonte desses erros, descobrir onde a informação está se perdendo e o que está ocorrendo para que os colaboradores não consigam executar as tarefas da maneira correta. Criar uma cultura de Gestão de Conhecimento é um passo importante para evitar que possíveis erros aconteçam. Com um processo bem definido sobre as informações relevantes, você irá maximizar a produtividade do seu time, uma vez que os erros frequentes serão erradicados, diminuindo, também, o índice de retrabalho dentro da empresa.

Mas como uma cultura de conhecimento irá eliminar esse problema? Com a implementação de uma prática recorrente para o registro de conhecimento e colaboração dentro da sua empresa, problemas como perda de produtividade e retrabalho – que podem ser causados pela frequência de erros – sofrerão uma grande redução.

Veja como você poderá resolver esse problema dentro da sua empresa:

1. TORNE O CONHECIMENTO ACESSÍVEL

Informações de fácil acesso podem ajudar seu colaborador a passar por um obstáculo ou até tirar alguma dúvida. Os erros acontecem quando a pessoa não está apta para realizar a tarefa proposta, porém, se as informações que ela precisa para realizar a atividade estão ao seu alcance de maneira fácil e rápida, ela ganhará tempo na execução e diminuirá os riscos de cometer erros. Uma base de conhecimento irá auxiliar seu funcionário, fornecendo acesso fácil à informação que ele necessita para resolver seus desafios pontuais dentro da empresa. O conhecimento não deve ser de domínio de uma pessoa, e sim de todos aqueles que têm interesse ou necessidade.

Se todos os departamentos de sua empresa trabalharem em harmonia, compartilhando informações importantes e tendo sinergia com seu propósito, as chances de crescimento de seu negócio e de seus colaboradores aumentarão consideravelmente.

2. DESENVOLVA COLABORADORES MAIS CONFIANTES

Com uma base de conhecimento você irá assegurar que seus colaboradores cumpram suas funções com maestria, eliminando a chance de ocorrer erros. Eles irão se sentir mais seguros e confiantes dentro da empresa, pois terão convicção que seu trabalho está sendo executado da maneira correta, e sempre que sentirem alguma dúvida terão um suporte para auxiliá-los.

Uma equipe bem informada é uma equipe forte. Funcionários desenvolvem confiança executando suas tarefas quando entendem a maneira que precisa ser feita para obter os resultados esperados.

3. PROVOQUE NOVAS IDEIAS

Quando um processo está formado do início ao fim e é bem executado, mas não traz os resultados esperados, é porque há alguma falha. Poder visualizar as informações dos processos internos facilita a identificação de possíveis erros.

Ao identificar onde há falhas, o colaborador pode sugerir novas ideias e buscar a melhor solução para resolver esse problema. Mais importante que ter processos bem definidos é ter a maleabilidade necessária para modificá-los quando os resultados demonstram que eles precisam ter uma melhoria pontual. Atentar para as ideias vindas da equipe é uma fonte riquíssima para essas otimizações nos processos internos.

4. TENHA ATENÇÃO ÀS MÉTRICAS

Defina métricas de controle para a produtividade e eficiência da sua equipe. Pontos como tempo para entrega de tarefas, qualidade de atendimento e índice de retrabalho devem ser uma obsessão para o seu time. Controlar as métricas de produtividade do seu negócio fará uma grande diferença na lucratividade e aumentará sua competitividade perante os concorrentes.

O retrabalho é um problema que atinge muitas empresas e equipes. O tempo que poderia ser destinado para realizar novas tarefas, muitas vezes, é desperdiçado na realização de uma mesma. Mantendo as informações necessárias para cada área da sua empresa em uma base de conhecimento é possível evitar que erros ocorram, evitando o retrabalho. Se uma tarefa for cumprida da maneira correta na primeira vez, as chances de ter que refazê-la serão menores.

Produtividade

Produtividade é uma fórmula que envolve tempo e qualidade. Qualquer atividade que possa ser feita em um menor tempo com igual ou maior qualidade é um ganho em produtividade. Oportunidades para melhoria nesse tema não faltam em todas as empresas. Não existe empresa que não possa otimizar o seu negócio e a sua gestão ainda mais. Para isso, existem diversas ciências e soluções específicas para que, em cada área, o empreendimento possa ter os seus ganhos econômicos em produtividade. Pode-se dizer que os ganhos em produtividade seriam o resultado final de um processo bem feito de Gestão do Conhecimento.

A partir da criação de uma cultura como essa no negócio, as melhorias podem chegar a 25% da média salarial dos colaboradores, segundo pesquisa feita pela McKinsey. Cabe lembrar aqui que esse trabalho foi feito com empresas americanas e que aplicando à realidade brasileira esse número pode ser muito maior. Criamos, inclusive, uma calculadora de ROI para que o empresário ou gestor possa medir os ganhos do seu negócio a partir de uma cultura de Gestão do Conhecimento. Ante um mercado muito acirrado, onde centavos contam para a aquisição de um novo cliente ou sucesso de um projeto, devem-se levar em conta os ganhos em produtividade que a empresa pode vir a ter. Em um exemplo prático, imagine que uma pessoa tenha uma dúvida durante a execução de uma atividade. Essa situação ocorre incontáveis vezes durante o percurso de um colaborador na empresa e geralmente a solução é parar o seu trabalho e o de um outro mais experiente para resolver o problema. O caso piora quando essa dúvida já foi respondida em um caso similar ou ainda para a mesma pessoa que está perguntando. O tempo gasto nesse processo ineficiente tende a ir se acumulando e se transformando em uma grande perda de dinheiro ao final de um mês.

Uma empresa que não atenta a questões como essas referentes à produtividade, acaba deixando de alocar os seus recursos mais caros, ou seja, os profissionais mais experientes em atividades com maior valor agregado e um resultado mais rentável. A chance dessa ineficiência se tornar um ciclo vicioso de perda de conhecimento é grande, e os prejuízos irão afetar o caixa da empresa de forma silenciosa, porém implacável.

Conclusão

Como visto, para criar uma empresa inteligente e que esteja organizada para um crescimento sustentável é fundamental investir em um projeto de Gestão do Conhecimento.

O Pulpo possui uma metodologia amparada por uma plataforma que auxilia pequenas e médias empresas a criar uma cultura de compartilhamento de conhecimento e fazer com que as pessoas consigam ser mais produtivas na sua rotina e passem mais tempo ao lado de quem realmente importa.

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