Gestão à Vista: planejamento para fazer acontecer

Ivandro Rosa de Moraes

Gerência de Soluções

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“Não se gerencia o que não se mede; não se mede o que não se define; não se define o que não se entende; não há sucesso no que não se gerencia”. Esta frase de William Deming, estatístico, professor universitário, autor, palestrante e consultor norte-americano, reflete exatamente a importância de se ter, em qualquer negócio, planejamento de processos com medição constante de resultados e de indicadores. Deming foi um dos protagonistas da chamada “Revolução da Qualidade” no Japão, nos anos 1950, que elevou a indústria daquele país a um patamar superior. Uma das formas de fazer com que processos sejam efetivamente controlados e aperfeiçoados é com a chamada Gestão à Vista.

Como o próprio nome diz, é um tipo de gerenciamento que se utiliza de ferramentas visuais, de fácil entendimento, que facilitam muito o planejamento, organizando o raciocínio de forma lógica para o diagnóstico e a resolução de problemas. Outra vantagem é que essas ferramentas permitem o engajamento de sócios, colaboradores e outros envolvidos na busca por resultados.

Assim, os times conseguem melhorar processos com foco em produzir com mais qualidade, menos desperdício e entregando mais valor para o cliente. E para quem quer ter sucesso no empreendedorismo, tais fatores são essenciais.

Gestão à Vista na prática

Dentre as ferramentas mais úteis e reconhecidas para a Gestão à Vista estão o método ou ciclo PDCA, o 5W2H e o Diagrama de Causa e Efeito.

Ciclo PDCA

Baseado nas palavras:

• Plan: planejar, estabelecer os objetivos e processos necessários para fornecer resultados.
• Do: fazer, implementar o plano, executar o processo, fazer o produto, coletar dados para mapeamento e análise dos próximos passos.
• Check: checar, estudar o resultado mensurado e coletado na etapa “fazer”, comparar com os resultados esperados, definidos na etapa “planejar”, e converter os dados coletados em informações.
• Act: agir, tomar ações corretivas sobre as diferenças significativas entre resultados reais e planejados, analisar as diferenças para determinar suas causas e aplicar as mudanças para melhoria do processo ou produto.

5W2H

Planejamento envolve várias etapas: levantamento de dados, análise das informações, identificação de oportunidades, mapeamento de dificuldades e riscos e desenho de um plano de ação. A ferramenta 5W2H ajuda muito nesse quadro com base em sete questionamentos em inglês:

• What: O que fazer?
• Why: Por que fazer?
• Where: Onde fazer?
• Who: Quem fará?
• When: Quando fazer?
• How: Como fazer?
• How much: Quanto vai custar?

O planejamento das atividades vem como resposta a essas perguntas, tornando tangível a estratégia da ação. Para cada ação a ser realizada é preciso responder a cada uma dessas questões, que servem tanto para guiar o pensamento como para delegar tarefas entre os responsáveis.

Diagrama de Causa e Efeito

Também conhecido como Gráfico de Ishikawa ou Diagrama Espinha de Peixe, este diagrama ajuda a descobrir causas de problemas em processos. Seu formato é o de uma espinha de peixe (daí seu nome), onde na cabeça se coloca o problema a ser analisado, e nas espinhas as possíveis causas.

Pode auxiliar a entender problemas em linhas de produção, mas também ajuda empresas de serviços, comércio e startups a se defrontarem com obstáculos e desafios e identificar causas e soluções.

O diagrama tem divisão baseada em tipos de causas, chamados de 6M – Método, Máquina, Medida, Meio Ambiente, Material e Mão de obra. Identificadas as causas dos problemas, elas podem ser eliminadas, resolvidas ou alternativas podem ser propostas.

Ferramentas de Gestão

Se você ficou interessado em aprender como utilizar na prática essas ferramentas, não pode deixar de fazer o curso online gratuito “Planejamento para Fazer Acontecer“, da Série Caixa de Ferramentas Visuais do Sebrae RS. Com explicações detalhadas de cada procedimento, exercícios de fixação e dicas, o curso dá um grande upgrade para o empreendedor que quer aperfeiçoar seus processos em busca de resultados.

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Objetivo

Mostrar como algumas técnicas colaborativas podem ajudar a melhor refletir e planejar a gestão dos negócios, em conjunto com a equipe.

Público-Alvo

• Empresários e gestores com poder de tomada de decisão.

Conteúdo

• Modelo PCDA
• 5W2H
• Módulo Diagrama de Causa e Efeito
• Cada módulo conta com Introdução à ferramenta, Como fazer à mão, Exemplo de uso, Exercício de fixação, Correção do exercício de fixação e Dicas.

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